Aus einem Bedürfnis entstanden
Die Regiestunden waren geleistet. Bezahlt wurden sie nicht.
Krisztian ist der Chef von SI Elektro- und Industriemontagen. Seine Partien sind auf Großbaustellen unterwegs, meistens als Subunternehmer. Und dort lief jedes Mal dasselbe Spiel: Leistung erbracht, Rechnung geschrieben, Rechnung gekürzt.
Am Können lag es nie. Am Nachweis schon. Auf einer Baustelle wird selten nur das gemacht, was im Auftrag steht: Die Trasse ist zu, der Durchbruch fehlt, die Zuleitung muss anders laufen. Angeschafft wird das im Vorbeigehen oder am Telefon, die Partie macht es sofort, alle arbeiten weiter. Und genau das ist bares Geld: Stunden, Material, Gerät, alles außerhalb der Pauschale.
Vier Wochen später sitzt man in der Rechnungsprüfung. Und dort zählt nicht, was gemacht wurde, sondern was man herzeigen kann:
- Angeschafft wird am Telefon. Kurzer Anruf, kurze Ansage, erledigt. Schriftlich gibt es dazu gar nichts. Und ein Telefonat kann man vier Wochen später schlecht herzeigen.
- Die E-Mail gibt es, sie zählt nur nichts. Manchmal steht es sogar geschrieben. Dann heißt es: Der Absender war gar nicht berechtigt, so etwas zu beauftragen. Und schon ist die Mail keine Beauftragung mehr.
- Aufgeschrieben schon, gegengezeichnet nicht. Der Regiebericht ist sauber ausgefüllt. Nur hat im Trubel niemand unterschrieben. Damit ist er kein Nachweis, sondern die Behauptung einer Seite.
- Am Ende steht Aussage gegen Aussage. Der Bauleiter erinnert sich anders. Wer belegen kann, dass die Leistung angeschafft und abgenommen wurde, bekommt sein Geld. Wer nicht, schreibt sie ab oder klagt.
Einzeln ärgert das. Übers Jahr sind es mehrere tausend Euro, die nie in den Büchern landen. Nicht weil jemand betrügt, sondern weil in dem Moment, in dem die Arbeit angeschafft wurde, niemand an die Rechnungsprüfung gedacht hat.
„Ich brauche etwas, das vor Gericht hält."
Mit genau diesem Satz kam Krisztian zu uns. Keine Funktionsliste, kein Wunsch nach einer App. Ein Bedürfnis: die Regieleistung wasserfest bestätigt bekommen, bevor die Partie überhaupt anfängt. Nicht vier Wochen später beim Nachverhandeln.
Genau so läuft es heute: Der Monteur hält in zwei Minuten fest, was angeschafft wurde, und lässt es vom Verantwortlichen direkt vor Ort bestätigen. Bei größeren Sachen unterschreibt der mit ID Austria auf seinem eigenen Handy, bei kleineren reicht die Unterschrift am Gerät. In beiden Fällen steht danach fest, wer zugestimmt hat und wann, und niemand kann das Dokument im Nachhinein noch verändern.
„Ich will die Bestätigung haben, bevor wir anfangen. Nicht dann, wenn wir über die Rechnung reden."
Das ist die ganze Umstellung: nicht ausfüllen und irgendwann unterschreiben lassen, sondern beides gemeinsam, solange man ohnehin nebeneinander steht. Keine Ablage, kein Nachlaufen, keine zweite Anfahrt.
Was aus der Partnerschaft geworden ist
Aus dem Werkzeug für einen Betrieb ist bauakte.at geworden. Der Kern ist derselbe geblieben: auf der Baustelle festhalten, vor Ort bestätigen lassen, ablegen. Unveränderbar, mit Nachweisblatt und ganzer Historie.
Ist der Verantwortliche beim Termin nicht da, geht die Anforderung per Link nach. Ohne Konto, ohne zweite Anfahrt. Was am Ende zählt, ist immer dasselbe: Es steht schwarz auf weiß da, wer zugestimmt hat und wann.